IMAP mailbox uitlezen

Het is nu mogelijk om direct een mailbox uit te lezen met IMAP, in plaats van een redirect rule in te stellen naar het @mailtoinserve.nl adres. Dit heeft als voordeel dat er geen SPF problemen zijn en wordt vertraging in het uitgaande spamfilter van Microsoft voorkomen.

Ga naar Instellingen om het in te stellen, zie https://help.inserve.nl/help/hoe-lees-ik-mijn-eigen-mailbox-uit-met-imap.

SMTP veiligheid

Daarnaast zijn de standaard instellingen voor SMTP veiliger geworden. Het certificaat wordt nu correct gecontroleerd. Mocht je hier problemen mee krijgen, kun je er voor kiezen om de beveiligingen tijdelijk uit te zetten. We raden echter altijd aan wel de problemen met het certificaat aan te pakken, zodat er van een veilige verbinding gebruik gemaakt wordt.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-gebruik-ik-mijn-eigen-smtp-server.

Meer acties mogelijk bij notities en berichten

Het is nu mogelijk om bij het opslaan van een notitie deze direct op 'zichtbaar voor klant' te kunnen maken. Op deze manier worden berichten wel zichtbaar in de self-service portal, maar worden klanten niet overdonderd met e-mails.

Ook bij het verzenden van een bericht, kan direct het ticket gesloten worden, of er kan een bericht verstuurd worden zonder de status te wijzigen. Standaard krijgt de ticket de 'Wachten op antwoord' status bij het versturen van een reactie.

Opmerking bij bedrijven plaatsen

Bij een bedrijf kan nu een opmerking geplaatst worden die overal in Inserve getoond wordt. Dit is handig voor korte informatie die direct zichtbaar moet zijn bij het afhandelen van tickets. Denk aan situaties als:

• Een klant heeft opgezegd en je wilt voorkomen dat je daar gratis support aan levert

• Een klant heeft juist een belangrijk servicecontract en wil je altijd voorrang geven

• Bij een bepaalde klant moet altijd de leidinggevende in de CC

• Enzovoort

De tekst en kleur kan worden ingesteld op de Bedrijf detail pagina:

Deze opmerking wordt dan overal getoond in Inserve:

Er kan ook binnen de bedrijven op gezocht worden op de tekst:

Er is een export mogelijkheid toegevoegd aan alle tabellen. Nu kun je een CSV bestand downloaden en deze openen in Excel, waar je zelf analyses mee kunt doen, in andere software importeren of in Power BI inladen.

Klik op 'Exporteer' rechtsboven een tabel:

Ga dan naar Profielmenu > Exports:

Dan zie je een overzicht van aangevraagde exports:

Deze worden elke minuut verwerkt, waarna je een e-mail krijgt en hij in dit overzicht te downloaden is.

Grootste toevoeging is de database backup mogelijkheid naar een eigen FTP locatie. Daarnaast veel kleine verbeteringen, waaronder:

• Je kunt nu reageren op een e-mail notificatie, waarna je bericht aan het ticket wordt toegevoegd en naar de klant gestuurd wordt mits je behandelaar bent

• Klantberichten kunnen worden verborgen

• Duidelijker welke berichten van klanten komen

• Afbeeldingen in e-mails worden nu direct in e-mail getoond door de meeste webclients

• Ticket kan niet meer verwijderd worden als er tijd of producten op geregistreerd zijn

• E-mail systeem aan de achterkant is aangepast zodat IMAP uitlezen in de toekomst mogelijk is

• Producten worden gecacht zodat er niet onnodig veel calls naar de facturatiepakketten gaan

De facturatiemodule is uitgebreid. Gesloten tickets komen nu automatisch op conceptfacturen te staan, die makkelijk geëxporteerd kunnen worden naar het facturatiepakket.

• Facturatie is in meer detail in te stellen inclusief voorbeeldweergave

• Helpdesk contracten kunnen worden vastgelegd, waarin de regels voor facturatie in staan

• Openstaande tickets kunnen alvast gefactureerd worden

• Periodieke database back-up export mogelijk

• Technische update naar Laravel 8 en verschillende performance verbeteringen doorgevoerd

Het is nu mogelijk om met twee-factor authenticatie (2FA) in te loggen.

• Ga daarvoor naar je profiel via de knop rechtsbovenin je scherm, en klik dan op je gebruikersnaam

• Scan de QR-code onder het kopje 'Twee-factor authenticatie'

• De status van alle behandelaars is zichtbaar in het Behandelaars gedeelte

Deze update is vooral van technische aard, namelijk het framework waar de back-end mee werkt, Laravel, is geupgrade naar versie 7. Dat is niet direct waar je als gebruiker iets aan hebt, maar dat is nodig om bij te blijven met beveiligingsupdates, en biedt aan de achterkant meer mogelijkheden voor onze developers.

Daarnaast is het volgende aangepast:

• Het rechten en rollen systeem is aangepast, zodat er nu fijnmaziger rechten kunnen worden toebedeeld aan behandelaars en contactpersonen

• Security scan gedaan en kleine fixes uitgevoerd, zoals een korte token lifetime

• Tickets in self-service portal kunnen gesorteerd en gefilterd worden

In deze update hebben we een HTML editor toegevoegd aan de berichten. Hiermee heb je meer controle over de stijl van je berichten, en kun je makkelijker bestaande berichten aanpassen. Ook is het nu mogelijk om afbeeldingen in het bericht te plakken.

Daarnaast een aantal kleine verbeteringen:

• Handtekening per behandelaar instelbaar

• Gripp integratie verbeterd

• Xelion integratie twinning bug opgelost

• Bug opgelost bij ophalen van printweergave en bijlagen

• Bericht kunnen sturen naar niet-bestaande contactpersoon mogelijk

• Snelle antwoorden nu ook met HTML mogelijk

• In Self-service portal is bij de welkom tekst en tekst bij ticket formulier nu HTML mogelijk

• De file storage is verhuisd naar een aparte redundant uitgevoerde server in Arnhem met S3 protocol voor uitgebreidere back-up mogelijkheden en snelheid

De grootste toevoeging is de Gripp integratie. Deze werkt hetzelfde als de WeFact / HostFact integratie. Voor meer informatie, zie https://inserve.nl/integraties/gripp/

Verder zijn er de volgende verbeteringen:

• CC e-mail bugs opgelost

• Activiteit is verplicht gemaakt bij invoeren uren

• Het ticket aanmaak formulier is uitgelijnd in 2 kolommen

• Bij facturatie kunnen de tijdregels samengevoegd worden tot één factuurregel

• Onderwerp op factuur kan worden aangepast

De grootste update is dat bij inkomende e-mails van klanten, de CC opgeslagen wordt in het ticket en de CC wordt meegenomen bij het reageren. Uiteraard is deze ook aan te passen, zodat je klanten ook later kunt toevoegen. Deze functie is bedoeld voor uitgaande CC: Interne CC's bijvoorbeeld een collega komt later nog aan de orde.

Verder zijn er een aantal fixes en kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals:

• Privénotitie kun je weer zichtbaar maken. Dat is handig wanneer je wel een notitie in de portal naar voren wilt laten komen, maar niet een mail uit wilt sturen

• Datum van een notitie is aanpasbaar. Dat is handig als je achterstallig werk wegschrijft, en daar de juiste datum aan hangen zodat de volgorde van de berichten klopt

• [beschrijving] veld bij Snelle antwoorden toegevoegd

• Zie een preview van naar welke e-mailadressen het bericht gaat, voordat je op Verzenden klikt. Bij geen bekend e-mailadres is de knop helemaal verborgen